Veelgestelde vragen over veilig en vitaliteit

Het hebben van een gedragscode is niet verplicht. Je bent als werkgever wel verplicht een beleid te voeren dat is gericht op het beperken en tegengaan van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Bovendien heb je een zorgplicht voor de veiligheid van de werkomgeving. Met het opstellen van een gedragscode laat je zien dat je serieus werk maakt van je PSA-beleid.

TNO heeft een uitgebreid stappenplan opgesteld met voorbeeldteksten. Download hier het pdf-bestand.

Door ook gewenste omgangsvormen in je gedragscode op te nemen kies je voor positieve insteek! 6 voorbeelden van die je verder kunt uitwerken: 

• We hebben respect voor elkaar, op basis van gelijkwaardigheid. 
• We respecteren elkaars mening, ook wanneer we zelf een andere mening hebben. 
• We praten met elkaar, niet over elkaar. 
• We spreken elkaar aan op onze professionaliteit. 
• We rekenen elkaar niet af op fouten, maar bieden een helpende hand. 
• We communiceren tijdig afspraken en komen deze ook na. 

Je kunt in de gedragscode ook vastleggen hoe je verwacht dat medewerkers omgaan met klanten en eigendommen van het bedrijf. Ook dát is immers gedrag waarbij normen, waarden en integriteit belangrijk zijn. In feite kun je alle thema’s waarbij gewenst en ongewenst gedrag aan de orde is in een gedragscode opnemen. De gedragscode krijgt dan meer het karakter van een bedrijfscode. 

Als werkgever ben je verplicht ervoor te zorgen dat je medewerkers veilig en gezond werken. De mate van bescherming die je moet bieden heeft de overheid vastgelegd in de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling. Om deze wetten na te leven moet je een arbobeleid voeren. Kijk op het Arboportaal wat de overheid hierover zegt. 

Heb je het voorbeeld-Arbobeleidsplan gedownload? Dan zie je dat je op veel manieren de arbeidsomstandigheden kunt verbeteren. Misschien breng je nog niet alles in praktijk, maar wil je er wel mee beginnen. Kijk dan eens wat we voor je kunnen betekenen bij een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E). In het voorbeeld-Arbobeleidsplan geven we steeds aan waar je belangrijke informatie kunt vinden. Ook vermelden we waar je onze adviseurs voor in kunt schakelen. Vaak zijn onze diensten gratis als je afdraagt aan SOOB. Doe er je voordeel mee! 

Download hier de instructie voor het aanpassen van het voorbeeld Arbobeleidsplan aan jouw organisatie.

Heb je maximaal 25 medewerkers én maak je gebruik van een erkende Branche-RI&E? Dan is een toetsing niet nodig. Meer dan 25 medewerkers? Dan ben je altijd verplicht je RI&E te laten toetsen door een arbodienst of gecertificeerde deskundige. 
Heb je de Branche-RI&E van STL gedaan? Dan kunnen wij de RI&E voordelig voor je toetsen. Laat je RI&E toetsen.

De Nederlandse Arbeidsinspectie verwacht dat je minimaal eens per 5 jaar je RI&E opnieuw maakt. Voor VCA-bedrijven is dit zelfs eens in de 3 jaar. Ook als er grote wijzigingen zijn, zoals een bedrijfsverhuizing, is het nodig je RI&E te vernieuwen. Je kunt je RI&E actueel houden met de onze Dynamische RI&E-aanpak. Daarmee voldoe je blijvend aan je verplichtingen en sluit je RI&E altijd aan bij de situatie in jouw bedrijf.

Een RI&E geeft je inzicht in de veiligheids- en gezondheidsrisico’s in je bedrijf. Het Plan van Aanpak maakt deel uit van je RI&E. In het Plan van Aanpak neem je de benodigde verbeteracties op. Vervolgens ga je daarmee aan de slag. 

Met het RI&E-instrument van STL kun je zelf een Plan van Aanpak opstellen. We ondersteunen je desgewenst bij het opstellen en/of uitvoeren van het Plan van Aanpak (telefonisch of bij je bedrijf).

We toetsen de door jou opgestelde RI&E grondig. Daarvoor bespreken we de RI&E met medewerkers en verantwoordelijken in je bedrijf. We kijken ook rond in je bedrijf om te controleren welke risico’s er zijn. In ons adviesrapport behandelen we alle punten waarop we controleren: 

• Is de situatie in het bedrijf goed weergegeven?
• Heb je overal aan gedacht? 
• Heb je goede en geschikte maatregelen en acties gekozen voor elk risico? 
• Heb je een duidelijke en realistische planning gemaakt? 
• Heb je voorrang en extra aandacht gegeven aan de belangrijkste risico’s? 
• Voldoet de RI&E aan de wetgeving, de Arbocatalogus en de nieuwste kennis over arbeid, gezondheid en techniek. 

Je kunt kosteloos gebruikmaken van het RI&E-instrument van STL. Daarmee kun je zelfstandig een RI&E en een Plan van Aanpak opstellen. Ben je niet aangesloten bij SOOB? Dan kost het gebruik van dit instrument € 150,- excl. BTW. 

Wil je het niet (helemaal) zelf doen? Wil je de opgestelde Branche-RI&E laten toetsen? Of heb je zwaardere ondersteuning nodig van onze adviseurs? Op basis van een offerte kunnen we je voordelig onze diensten leveren. Neem contact met onze adviseurs op. 

De Nederlandse Arbeidsinspectie kan tijdens een controle om een getoetste RI&E vragen. Heb je de RI&E gemaakt met de branche-RI&E van Sectorinstituut Transport en Logistiek (STL)? Dan kun je een toetsing aanvragen bij STL. Na afloop krijg je een rapport met adviezen voor het verbeteren van je RI&E en je Plan van Aanpak. 

Tijdens de toetsing bespreken we de RI&E met medewerkers en verantwoordelijken in je bedrijf, zoals de Preventiemedewerker. We kijken in je bedrijf om te controleren welke risico’s er zijn. We beoordelen de RI&E op verschillende punten: 

• Is de situatie in het bedrijf goed weergegeven? 
• Heb je overal aan gedacht? 
• Heb je goede en geschikte maatregelen en acties gekozen voor elk risico? 
• Heb je een duidelijke en realistische planning gemaakt? 
• Heb je voorrang en extra aandacht gegeven aan de belangrijkste risico’s? 

We toetsen de RI&E ook aan de wetgeving, de Arbocatalogus en de nieuwste kennis over arbeid, gezondheid en techniek. Vraag gerust een offerte voor de toetsing aan.  

Er zijn 39 toolboxen speciaal voor de transport en logistiek beschikbaar. Lees hier hoe je de Toolboxen kunt inzetten om de veiligheidscultuur binnen jouw bedrijf te bevorderen. Bekijk daar ook het filmpje.

De toolbox is een zelfstandige eenheid over een bepaald onderwerp. De toolbox heeft een inleiding en beschrijving van het onderwerp gevolgd door een aantal vragen/opdrachten. De gegevens van de deelnemer worden gelogd. De toolbox voldoet aan de eisen van een toolboxmeeting.

De toolboxen zijn gebaseerd op de Arbocatalogus en het Oplossingenboek zoals die door de branche zijn opgesteld en zijn goedgekeurd door de Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

VCA**-gecertificeerde bedrijven moeten minimaal 10 toolboxen per jaar houden.  Voor VCA* zijn dat er minimaal 4 per jaar. Daarnaast verplicht de Arbowet elk bedrijf om zorg te dragen voor zo veilig mogelijke werkomstandigheden. Als bedrijf moet je kunnen aantonen aan deze verplichting te voldoen. De afgeronde Toolboxen van STL helpen je daar het bewijs voor te leveren.

Dat is zeker mogelijk! Uit een RI&E komen vaak verbeterpunten op het gebied van veiligheid en gezondheid. Die neem je dan op in je Plan van Aanpak, onderdeel van de RI&E. Het organiseren van Toolboxen helpt je veiligheidsrisico’s te verminderen of zelfs uit te bannen. Je hebt er dus een krachtig instrument mee in handen. 

VCA**-gecertificeerde bedrijven moeten minimaal 10 toolboxen per jaar houden.  Voor VCA* zijn dat er minimaal 4 per jaar. Daarnaast verplicht de Arbowet elk bedrijf om zorg te dragen voor zo veilig mogelijke werkomstandigheden.

Een werknemer kan in ongeveer 15 minuten een toolbox doorlopen.

Het is belangrijk dat je als werkgever het gebruik van toolboxen stimuleert. Een introductie tijdens een chauffeursbijeenkomst is een goed middel om de toolboxen te introduceren. Leg ook uit dat de gegevens gelogd worden, dit is belangrijk voor de bewijslast naar de overheid.

Vanuit de arbowet ben je als werkgever verplicht voorlichting en onderricht te geven over veilig werken. Een toolboxmeeting is een bijeenkomst die je organiseert met je werknemers. Tijdens deze bijeenkomsten staat het onderwerp veilig werken centraal en ga je hierover met elkaar in gesprek.

Met een Risico Inventarisatie & Evaluatie breng je veiligheids- en gezondheidsrisico’s in kaart voor je complete bedrijf. Maar met een werkplekonderzoek kijk je door een vergrootglas naar afzonderlijke werkplekken. We doen bijvoorbeeld onderzoek in de cabine en bij individuele werkplekken op kantoor. Bij sommige onderzoeken kijken we ook naar de werklocaties bij derden. De oplossingen presenteren we in we in een onderzoeksverslag. Vaak kun je al tijdens het onderzoek met de verbeteracties beginnen.

Als bedrijf ben je volgens de Arbowet verplicht om je werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Je moet hiervoor beleid opstellen én uitvoeren. 

Een vertrouwenspersoon aanstellen is (nog) niet wettelijk verplicht. Het wetsvoorstel daartoe is in behandeling. Maar het is wél een goede manier om invulling te geven aan het PSA-beleid.

Het is belangrijk je medewerkers te wijzen op de rol en de taken van de Vertrouwenspersoon Ongewenst Gedrag. Je kunt die informatie bijvoorbeeld opnemen in het personeelshandboek.  

De vertrouwenspersoon:

• is beschikbaar voor alle medewerkers in de organisatie;
• verzorgt eerste opvang van werknemers die ongewenst gedrag ervaren; 
• staat naast de medewerker en gaat samen met de medewerker na of er een oplossing in de informele sfeer mogelijk is; 
• informeert de medewerker over verschillende oplossingsmogelijkheden en begeleidt hem/haar daarin; 
• verwijst eventueel door naar andere hulpverlenende instanties. 

 

Afhankelijk van de samenstelling van het personeelsbestand kun je ervoor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen. Je kunt bijvoorbeeld rekening houden met geslacht, leeftijd, taal of afkomst van je medewerkers. Slachtoffers kunnen dan terecht bij iemand bij wie ze zich op hun gemak voelen. Een vertrouwenspersoon stel je aan in samenspraak met de ondernemingsraad. 

Waar je verder op kunt letten:

• Zorg ervoor dat de vertrouwenspersoon het bedrijf goed kent en gemakkelijk toegankelijk is voor je medewerkers. 
• Geef de vertrouwenspersoon een eigen kamer die afgesloten kan worden. 
• Stel bij voorkeur niet een personeelsfunctionaris aan als vertrouwenspersoon vanwege het risico op ‘dubbele petten’. 
• Voer een duidelijk beleid tegen ongewenst gedrag én geef zelf het goede voorbeeld. 

Bekijk ook de informatie hierover op het Arboportaal van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. 

Je medewerkers kunnen onze vertrouwenspersoon benaderen als jouw organisatie: 

• afdraagt aan SOOB; 
• beschikt over een actuele Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) waarin het thema Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) is meegenomen; 
• een overeenkomst heeft afgesloten voor de dienstverlening van de vertrouwenspersoon van STL.  

Aan deze dienstverlening van STL zijn dan geen kosten verbonden.  

De vertrouwenspersoon van STL is beschikbaar voor jouw medewerkers als: 

• jouw bedrijf zelf geen oplossing kan bieden voor problemen door ongewenste omgangsvormen; 
• jouw bedrijf afdraagt aan het SOOB-fonds; 
• er in jouw bedrijf een actuele Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) is gedaan waarin de Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) is meegenomen; 
• je een overeenkomst hebt voor de dienstverlening van de STL-vertrouwenspersoon.  

Aan deze dienstverlening zijn vervolgens geen kosten verbonden. 

Op deze pagina staat informatie voor medewerkers over de vertrouwenspersoon van STL. Daar staan ook de contactgegevens vermeld. Breng deze informatie onder hun aandacht, zeker wanneer jouw bedrijf geen interne vertrouwenspersoon heeft (en voldoet aan de voorwaarden uit de vraag hierboven).

De eerste week na een incident kun je hier eigenlijk niets over zeggen. Het is bovendien per persoon verschillend. Soms merk je het aan het gedrag van de medewerker. Deze vermijdt de (risicovolle) situatie of dat wat eraan herinnert. Iemand kan ook sneller vermoeid raken door slecht slapen. Op de werkvloer zie je dat mensen langzamer werken en inefficiënt of vergeetachtig zijn. Ook prikkelbaarheid is een belangrijke indicator. 

Doe wat je hart je ingeeft en je gezonde verstand te bieden heeft! Medewerkers die een traumatische ervaring hebben meegemaakt trekken zich vaak terug. Vaak denken ze dat ze de emotionele klap zelf kunnen (of moeten) verwerken. Ook is het niet altijd verstandig direct weer aan het werk te gaan, al zegt de betreffende medewerker dat graag te willen. Geef medewerkers in ieder geval de aandacht die ze nodig hebben. Praten is vaak een goed medicijn en helpt bij de verwerking.

Traumaloket biedt planners en leidinggevenden in transport en logistiek de training ‘Telefonische ondersteuning bij een incident’. In 1 dagdelen leren ze de juiste telefonische ondersteuning te bieden. Zo zijn ze op crisissituaties voorbereid. Aan de orde komen: 

• Handelen binnen de beperkingen van contact via de telefoon. 
• De juiste toon vinden bij een crisissituatie op afstand. 
• Wat wel en juist niet te doen aan de telefoon. 
• Prioriteiten bepalen voor een eventuele repatriëring. 
• De situatie oppakken na terugkeer van de medewerker. 

Kijk op de website van Traumaloket voor meer informatie.  

 

Een preventiemedewerker heeft diverse taken op het gebied van veiligheid. Download hier het functieprofiel van een preventiemedewerker.

Je bent niet verplicht een cursus of training te volgen. Wél staat in de wet dat de Preventiemedewerker voldoende kennis moet hebben. Een training is daarom een goede manier zijn om voldoende bagage bij je te hebben. Er zijn veel cursussen voor preventiemedewerkers. STL heeft een compacte ééndaagse cursus ontwikkeld, speciaal voor de sector transport en logistiek. Die bieden we met SOOB-subsidie aan (75% subsidie).  

Sinds 1 januari 2007 moet iedere organisatie met 25 medewerkers of meer verplicht een Preventiemedewerker in huis hebben. Bij minder dan 25 medewerkers mag de directeur of bedrijfseigenaar zelf optreden als Preventiemedewerker. Voorwaarde is dat hij (of zij) over voldoende deskundigheid, ervaring, tijd en hulpmiddelen beschikt. Inspectie SZW (nieuwe naam vanaf 1-1-2022: Nederlandse Arbeidsinspectie) controleert of er in het bedrijf een deskundige werknemer is aangesteld. 

Ja, de ondernemingsraad (or) heeft instemmingsrecht op de persoon van Preventiemedewerker. Daarnaast dient de or ook in te stemmen met jouw rollen en taken. Het is dus belangrijk die taken en rollen goed te beschrijven. 

Het gesubsidieerde deel van het programma toekomstgericht leiderschap telt maximaal 8 dagdelen (plus de intake en de evaluatie). SOOB-bedrijven krijgen daarvoor 75% subsidie. Vereisen je ambities op het gebied van Duurzame Inzetbaarheid méér trainingen of personal coaching? Overleg dan met onze adviseurs over de bijkomende kosten.

Om deel te nemen aan de leerlijn ga je eerst in gesprek met de STL-adviseur. Samen bespreek je dan de ambities op het gebied van Duurzame Inzetbaarheid. En je gaat in op de rol die Toekomstgericht Leiderschap daarin kan spelen. Daarna maakt de adviseur een analyse en doet een voorstel op maat. Daarin zijn gerichte trainingen opgenomen. Samen met één of meerdere professionele trainers begeleidt de adviseur vervolgens het traject.

Kijk in je Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) welke indicaties er voor jouw bedrijf zijn. Enkele voorbeelden van PAGO-indicaties: 

• Beeldschermwerk (>2 uur/dag) 
• Werken in lawaai (>80 dB) 
• Werken in omgeving met stof/damp/gas 
• Zwaar fysiek werk 
• Werken in onregelmatige werktijden/nachtdienst/ploegendienst.  

Het taalniveau kun je testen, bijvoorbeeld via de Taalmeters van Stichting Lezen en Schrijven. Onder begeleiding doet je medewerker deze test, achter de computer bij jou in het bedrijf. Op de website staat ook een demo-Taalmeter.   

Je bereikt Stichting Lezen en Schrijven via 070 - 302 26 60 of via hun website. Ook de adviseurs van STL helpen je graag verder. Die bereik je via 088 – 2596111 of info@stlwerkt.nl. Zij weten wat goed werkt binnen onze sector.

Mensen die laaggeletterd zijn, kunnen wel lezen en/of schrijven, maar beheersen niet het eindniveau vmbo of niveau mbo-2/3. Aan dat niveau zou elke Nederlander moeten voldoen om goed te kunnen functioneren in de maatschappij.  

Als iemand kan lezen en schrijven op vmbo niveau of niveau mbo-2/3. Aan dat niveau zou elke Nederlander moeten voldoen om goed te kunnen functioneren in de maatschappij.  
De gewenste taalvaardigheid van een medewerker hangt natuurlijk ook van iemands functie af.  

Op de website vindt je al veel informatie over laaggeletterdheid. Download bijvoorbeeld onze Factsheet met cijfers uit de sector. Of gebruik de Tipkaart met het 3-stappenplan. Veel nuttige informatie vind je ook op de website van Stichting Lezen en Schrijven. Natuurlijk beschikken ook de experts van STL over veel kennis. Hun kennis en ervaringen delen ze graag met je.

Je kunt een medewerker die problemen heeft met lezen, schrijven of het begrijpen van de Nederlandse taal naar allerlei plekken verwijzen. Een voorbeeld is het Taalhuis, waar een ‘taalmaatje’ je medewerker begeleidt. Neem gerust contact op met onze adviseurs om je wegwijs te laten maken. STL helpt je graag bij het vinden van passende hulp. Neem contact met onze adviseur Bonnie op via 088 – 2596111  en e-mail.

Wie moeite heeft met lezen en/of schrijven, vindt dat vaak een lastig onderwerp om over te praten. Een veilige omgeving is dan belangrijk. Niet gepest, maar geholpen worden. Problemen openlijk kunnen bespreken, zonder dat je daar nadelige gevolgen van ondervindt. Een leidinggevende die je actief vooruithelpt. Laaggeletterdheid bespreken vraagt om het uitspreken van waardering en vertrouwen. Creëer daarom een cultuur van openheid, collegialiteit en veiligheid in je bedrijf. 

Uit ervaring weten we dat het vaak mensen uit de directe omgeving van een laaggeletterde medewerker zijn, zoals partners en collega’s, die het beslissende zetje geven. Informeer bij onze adviseurs wat je nog meer kunt doen.   

Voor laaggeletterde medewerkers is deskundige begeleiding beschikbaar via een regionaal Taalhuis. Vaak kun je medewerkers kosteloos (of met subsidie) aan een cursus laten deelnemen. Er zijn lessen voor medewerkers met een Nederlandse achtergrond (NT1-doelgroep). Medewerkers voor wie het Nederlands een tweede taal is, kunnen deelnemen aan NT2-lessen (online, in een groepje of 1-op-1). De werkprocessen in jouw bedrijf worden dan in de lessen meegenomen. Neem contact op met de adviseurs van STL voor advies. 

Je werknemers kunnen zich individueel inschrijven voor een DRIVE-workshop buiten het bedrijf. Ze komen dan in een groep terecht met collega’s uit andere bedrijven. In deze workshop komen alle facetten van DRIVE aan bod. Logischerwijs is er dan minder aandacht voor de specifieke omstandigheden en mogelijkheden binnen jouw bedrijf. Bij voldoende animo organiseren we zo’n DRIVE-workshop. Laat ons weten als je kandidaten hebt.

Jouw werknemers kunnen DRIVE laten meetellen voor hun code 95-nascholing. De workshops maken dan deel uit van een hele nascholingsdag van 7 punten (7 uur van de benodigde 35 uur). Neem voor de mogelijkheden contact met ons op via 088 – 2596121 of advies@stlwerkt.nl.

Daar stelt de Algemene verordening gegevensbescherming (AvG) inderdaad beperkingen aan! Als werkgever mag je bij een ziekmelding de volgende gegevens over de gezondheid van je medewerker opvragen en registreren:  

• Het telefoonnummer en (verpleeg)adres.  
• De vermoedelijke duur van het verzuim.
• De lopende afspraken en werkzaamheden.  
• Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt).  
• Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.  
• Of er sprake is van een (verkeers)ongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (i.v.m. regresmogelijkheid: het netto doorbetaalde salaris verhalen op de aansprakelijke derde).  

Je mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Ook niet met toestemming van je medewerker.

Je leest er alles over in de Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers.

Naast het monitoren en managen van je verzuim kun je nog meer doen om verzuim te voorkomen. Bijvoorbeeld met de gratis Inzetbaarheidscheck, die je medewerkers online invullen, helpt het verzuim terug te dringen. Je medewerkers, krijgen na het invullen van de check, gezondheidstips en (eventueel) begeleiding bij het werken aan een gezondere levensstijl. De Inzetbaarheidscheck is ook te combineren met een Periodiek Medisch Onderzoek voor je medewerkers. Op deze website staat een overzicht van alle interventies gericht een gezonde levensstijl.