Onboarden nieuwe medewerkers in de transport en logistiek

In dit artikel lees je wat het is en waarom onboarding zo belangrijk is. Ontdek hoe een goed onboarding programma de prestaties van een werknemer kan verbeteren. En daardoor ook het succes en de groei van jouw bedrijf.

Wat is onboarding?  

Onboarding is het proces waarbij een bedrijf nieuwe medewerkers verwelkomt. Je laat ze kennismaken met jouw bedrijf, en bereidt ze voor op hun nieuwe baan. Het zorgt ervoor dat nieuwe werknemers goed kunnen starten en zich snel op hun gemak voelen.

Waarom is een onboarding programma belangrijk?

Het eerste doel van onboarden is een vlotte integratie van nieuwe medewerkers. Zij voelen zich sneller thuis en zijn ook sneller productief. Daarnaast zorgt het onboarden dat de nieuwe werknemer de manier van werken in het bedrijf begrijpt. Daardoor is de kans op fouten maken kleiner, wat weer resulteert in efficiënter werken.

Een ander onderdeel van onboarding is de betrokkenheid en tevredenheid van nieuwe medewerkers. Dat betekent meer behoud van personeel. Het gevoel van welkom zijn en waardering stimuleert het teamgevoel en het onderlinge vertrouwen. Dat zijn zaken in een sector waar samenwerking en communicatie belangrijk zijn.

Onboarden bij openstaande vacatures

Er is nog een reden waarom onboarding belangrijk is. Het aantal openstaande vacatures in de sector transport en logistiek is hoog. Onboarding kan helpen jouw vacatures eerder in te vullen dan die van de concurrentie: 

• Aantrekkelijk voor sollicitanten: een onboarding proces laat sollicitanten zien dat een bedrijf serieus is in zowel professionele groei als de gezondheid van de werknemers. 
•  Versnellen van inwerken: een effectief onboarding proces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers sneller bijdragen aan het bedrijf. Daardoor is de druk van openstaande vacatures minder.
• Positieve reputatie op de arbeidsmarkt: een bedrijf met een goed onboarding proces creëert een positieve reputatie als werkgever op de arbeidsmarkt. Door mond-tot-mondreclame kan dit leiden tot meer geïnteresseerde kandidaten.

5 stappen voor succesvol onboarden

Een uitdaging binnen de sector transport en logistiek is dat vrachtwagenchauffeurs een groot deel van hun tijd onderweg zijn. In contact staan via bijvoorbeeld een Whatsapp groep voor chauffeurs kan al helpen. Maar het zijn vooral de 5 C’s die bijdragen aan succesvolle onboarding. Waar staan die voor? 

1. Compliance - volg de regels
   Wat zijn de basisregels waar iedereen zich aan moet houden? Wettelijk, maar ook bedrijfsregels en informele afspraken binnen het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfsbeleid, personeelsboek en veiligheidsvoorschriften. Dient de chauffeur altijd bedrijfskleding te dragen, welke type veiligheidsschoenen is verplicht? Mag je roken in de cabine?
2. Clarification - duidelijkheid
   Maak duidelijk en bespreekbaar wat je van de nieuwe medewerker verwacht. Weet de medewerker meteen waar hij/zij aan toe is?Dus snapt een nieuwe chauffeur wat zijn/haar functie inhoudt. Maar ook wat de chauffeur van de collega’s mag verwachten. Wie is verantwoordelijk voor het laden van de vrachtwagen. Hoe zit het met werken in het weekend? Krijgt de chauffeur een eigen trekker of wordt deze gedeeld met een collega. Welke ritten worden dagelijks gereden; iemand die ervan droomt om internationaal chauffeur te worden, past bijvoorbeeld niet zo goed binnen een bedrijf dat in Nederland stukgoed rijdt.
3. Culture - bedrijfscultuur
   Vertel en laat zien hoe de bedrijfscultuur in elkaar steekt; wat zijn de waarden en normen, missie en visie, en hoe communiceren we met elkaar?Zijn er gebruiken binnen het bedrijf? Drink je op vrijdagmiddag een biertje met alle collega’s? Is het gebruikelijk ‘s ochtends even te blijven hangen bij het koffiezetapparaat? Wordt er gezamenlijk gesport, of bezoek je jaarlijks met elkaar het Truckstar festival? Dat is super leuk om te weten voor een nieuwe medewerker.
4. Connection - werken doe je samen
   Een mentor of buddy helpt de nieuwe medewerker zich sneller veilig te voelen binnen de organisatie. En helpt ook andere collega’s beter te leren kennen.Vrijwel iedere werkende staat in contact met collega’s, dit geldt ook voor een chauffeur. Hoe individueel of solistisch het beroep soms kan zijn, het is belangrijk dat nieuwe medewerkers worden aangemoedigd contact te hebben met collega’s. Medewerkers met goede connecties binnen de organisatie weten beter bij wie ze terecht kunnen en krijgen daardoor vaak sneller dingen voor elkaar. Een buddy kan helpen de medewerker wegwijs te maken in de eerste maanden van het dienstverband.
5. Check back - feedback vragen
   Verzamel feedback bij de medewerkers als zij het onboarding programma hebben doorlopen. Heeft de medewerker zijn ritme gevonden? Zijn er nog dingen waar hij of zij tegenaan loopt? Plan, zeker in de eerste paar maanden, een aantal momenten in om de voortgang te bespreken. Heeft de medewerker zijn ritme gevonden, zijn er dingen waar hij of zij tegenaan loopt? Heeft hij of zij nog iets nodig of gemist in het onboarding proces? Zo weet jij ook gelijk wat je voortaan nog meer kan doen. En dat is dan weer voordelig voor de volgende onboarding. Vergeet niet, jouw bedrijfscultuur is uniek, en dat onderscheidt jou van je concurrent. Laat dat merken aan je nieuwe medewerkers, dan zul je het verschil merken.

Een mentor of buddy, wat is dat precies?

Een belangrijk onderdeel van onboarden is de mentor of buddy. Dit houdt in dat een ervaren chauffeur een nieuwe chauffeur begeleidt. Voor een nieuwe chauffeur is het erg fijn dat er altijd een vast en vertrouwd aanspreekpunt is. De nieuwe werknemer voelt zich eerder thuis en is eerder productief. 

En een buddy is er niet alleen voor een vrachtwagenchauffeur. Voor elke functie is het goed een buddy of mentor aan te stellen.

Wil je hier meer over weten? Download hieronder het document waarin we het verschil tussen mentor en buddy uitleggen. 

4 tips om alvast met een onboarding programma aan de slag te gaan

1. Pre-boarding: tussen het moment van solliciteren en de eerste werkdag zit vaak een aantal weken. Houd in deze periode contact met de nieuwe medewerker. Stuur alvast wat informatie of een bos bloemen op en bestel de bedrijfskleding in de juiste maat. Of nodig een nieuwe medewerker uit om kennis te komen maken met nieuwe collega’s. Dit zorgt voor een vliegende start.
2. Maak een inwerkprogramma en stem de werktijden vroegtijdig af. Zo weet de nieuwe werknemer wat van hem of haar wordt verwacht.
3. Misschien een open deur; maar zorg dat elke nieuwe medewerker op dezelfde fijne manier welkom wordt geheten. Ja, zelfs uitzendkrachten.
4. Stop niet na 1 maand: na de eerste maand kent de werknemer veel van zijn taken, maar gesprekken voeren daarna over hoe het gaat is heel belangrijk. Hier leer je als bedrijf ook veel van.