Toolkit werving, selectie en behoud van personeel

Naar verwachting groeit het aanbod van personeel in de sector transport en logistiek de komende vijf jaar nauwelijks, terwijl de vraag naar personeel toeneemt. Met name een tekort aan chauffeurs dreigt. Veel oudere werknemers zullen de sector verlaten (vergrijzing). Hun vertrek wordt echter niet gecompenseerd door de instroom van jonge werknemers. Vanwege de oplopende ontgroening blijft het aanbod van jongeren achter op de behoefte. 

Merk je door de krapte op de arbeidsmarkt dat er weinig geschikte ervaren krachten reageren? Of wil je graag een gemotiveerd iemand een kans bieden, maar heeft hij of zij de juiste papieren nog niet? Denk dan eens aan de doelgroep zij-instromers. Ook mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kunnen een interessante doelgroep zijn. Er is ruime ondersteuning beschikbaar voor het werven, opleiden en begeleiden van deze doelgroepen. Ook de toolkit biedt daarvoor handvatten.

Door de dynamiek in transport en logistiek word je als bedrijf snel geleid door de waan van de dag. Om te voorkomen dat je hierdoor steken laat vallen in de werving en selectie is het noodzakelijk om een goede planning te hebben. Regel met elkaar wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel van je planning. Neem in de planning de data op voor ten minste de volgende onderdelen:

• Vacaturebeschrijving/functieprofiel klaar
• Keuze wervingskanalen klaar
• Advertentie klaar
• Publicatie advertentie
• Uiterste reactiedatum
• Selectie klaar
• Uitnodigingen en afwijzingen versturen
• Eerste ronde gesprekken*

*Spreek tijdig met alle leden van de selectiecommissie af welke data/tijdstippen zij vrijhouden voor het selecteren van kandidaten en voor de gesprekken met kandidaten.

Kandidaten op de arbeidsmarkt kijken niet alleen naar interessante vacatures. Ze kijken ook naar de uitstraling van jouw bedrijf. Een positief werkgeversimago helpt je bij het aantrekken van nieuwe medewerkers. Je imago werkt dan als een magneet. 

• Wat maakt jouw bedrijf anders dan andere bedrijven in transport en logistiek?
• Stel jij medewerkers in staat te groeien in hun vak?
• Biedt jouw bedrijf loopbaankansen?
• Ben je als werkgever flexibel als het gaat om de balans tussen werk en privé?
• En hoe zit het met de inspanningen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen?

Door daarover met je doelgroepen te communiceren zet je een aantrekkelijk beeld neer van jouw bedrijf. Alle bedrijven in onze sector willen graag talent aan zich binden. Ook op dat gebied concurreren ze dus met elkaar. Het bedrijf dat zich profileert als een sterk werkgeversmerk heeft dan een streepje voor. Je kunt daarmee het verschil maken. Als kandidaten op de arbeidsmarkt je zien als een goed werkgeversmerk, dan krijg je zelfs tweemaal zoveel open sollicitaties. Je hoeft dan minder te investeren in de werving van medewerkers. Lees ook het Employer branding report van Randstad.

Voor het versterken van jouw werkgeverimago kun je ondersteuning krijgen. Denk daarbij aan:

• De workshop ‘Werven en behouden van personeel’ van TLN.
• De tipkaart 'Employer branding in de transport en logistiek'.

Heb je vragen over Employer Branding? Over hoe je een sterk werkgeversmerk wordt? Neem contact met ons op.

Stel hier je vraag over employer branding.

Er zijn veel factoren die het succes van een vacaturetekst bepalen. Waarschijnlijk heeft ook jouw bedrijf daarin ervaring opgedaan. Wat werkte goed? Wat kun je beter niet meer doen? Het is belangrijk deze leermomenten met elkaar te bespreken.

Kijk ook eens hoe andere bedrijven in de transport en logistiek hun vacatures onder de aandacht brengen. De inspiratie ligt voor het oprapen. Beantwoord in de vacaturetekst de vragen die voor de doelgroep relevant zijn. Probeer je ook in te leven in de doelgroep. De wereld van een zij-instromer is nu eenmaal anders dan die van een schoolverlater.

Een beknopte checklist om jouw vacaturetekst te optimaliseren:

• Zorg dat alle voor de doelgroep relevante informatie is te vinden.
• Beschrijf hoe een gemiddelde werkdag eruitziet.
• Schrijf in begrijpelijke taal, zodat de kandidaat zich welkom voelt.
• Noem alle (harde en zachte) criteria waarop de kandidaat wordt beoordeeld.
• Vraag om een cv met werkervaring en afgeronde opleidingen.
• Geef een indicatie van het salaris en noem daarbij de bandbreedte.
• Geef aan wat je, los van het salaris, te bieden hebt aan een kandidaat.
• Vermeld naam en telefoonnummer van degene die inlichtingen geeft over de vacature.
• Vermeld naam en functie van degene naar wie de sollicitatie gestuurd moet worden (noem zowel het post- als e-mailadres).
• Geef aan hoe de selectieprocedure verloopt.Vermeld de uiterste reactiedatum.
• Geef aan op welke dagen de eerste gespreksronde plaatsvindt.

Download hier een voorbeeld vacaturetekst.

1. Gebruik het interne wervingskanaal

Misschien is het een juiste keuze om te beginnen met het interne wervingskanaal. Mogelijk werkt de geschikte kandidaat elders in jouw bedrijf of heeft deze in het verleden al eens voor bij jouw bedrijf gewerkt als stagiair, vakantiekracht of zzp’er. Dat kunnen ideale doorstromers zijn. 

2. Maak gebruik van de wervingskracht van je eigen personeel

Onderschat ook de wervingskracht van je eigen medewerkers niet. Misschien kennen zij iemand die geknipt is voor de baan. Mogelijk zijn zij ook bereid de vacature te delen via social media. Vaak hebben mensen die werkzaam zijn in transport en logistiek een netwerk met personen die ook in de sector actief zijn. Eigen medewerkers kunnen prima ambassadeurs zijn! 

3. Maak gebruik van het UWV

Het behoort tot de taken van het UWV om werkzoekenden in contact te brengen met werkgevers. Maak daarom gebruik van hun diensten. Veel gemeenten werken samen om werkzoekenden aan een baan te helpen. Vaak doen ze dat via een zogeheten Werkgeversservicepunt. Ook via dat kanaal kun je aan interessante kandidaten komen. Denk daarbij ook aan bijzondere doelgroepen, zoals statushouders of personen die via een sociaal plan aan werk worden geholpen. Soms zijn er subsidies of regelingen beschikbaar om de instroom te vergemakkelijken. Ook bepaalde opleidingskosten worden soms door de overheid vergoed.

4. Maak gebruik van het mobiliteitscentrum van STL

Je kunt jouw vacature ook kosteloos uitzetten bij het Sectorinstituut Transport en logistiek. Wij hebben ons gespecialiseerd in het (snel) vinden van personeel dat op korte termijn inzetbaar is. Bovendien nemen wij je veel werk uit handen. Wij plaatsen jouw vacature gratis op diverse jobboards, waaronder Indeed. Met deze diensten van STL beschik je over een wervingskanaal dat zijn succes al jaren bewijst.

Adverteren kan veel geld kosten. Door het slim aan te pakken kun je kosten besparen en toch het gewenste effect bereiken. Koop je advertentieruimte, bijvoorbeeld in een regionaal dagblad of een huis-aan-huiskrant, dan heb je in principe twee opties:

1. Advertentie met compacte tekst.

• Vermeld alleen de specifieke competenties waarover kandidaten moeten beschikken.
• Verwijs naar het volledige profiel op de website van het bedrijf. 

2. Advertentie met de volledige vacaturebeschrijving.

• Vanwege het grote formaat genereer je extra aandacht.
• De advertentie biedt ruimte om je als een sterk werkgeversmerk te presenteren.

Laat de advertentie professioneel opmaken in de huisstijl en met het logo van het bedrijf. Een advertentie waaraan aandacht is besteed, is een mooi visitekaartje. 

Download ons stappenplan om personeel te werven via social media.

Om de selectiecriteria te bepalen kun je het beste kijken naar de ervaring, papieren en competenties van je huidige medewerkers. Heb je al mensen in een soortgelijke functie in dienst? Dan weet je waarschijnlijk waaraan de nieuwe medewerker moet voldoen. Je kunt ook de leidinggevenden van je toekomstige medewerker vragen naar hun wensenpakket. Of je kunt die uitvraag overlaten aan je afdeling personeelszaken.

Wil je de uitkomsten van je uitvraag nog aanvullen of checken? Dan kun je ook de BCP’s (beroepscompetentieprofielen) raadplegen. Voor de meeste functies binnen de sector transport en logistiek is een BCP opgesteld. Deze bieden handvatten waarmee je de selectiecriteria kunt bepalen, zoals de wettelijke eisen en de branche-eisen die aan een functie zijn gesteld. Ook de gewenste beroepshouding komt in deze profielen naar voren, evenals de rol, verantwoordelijkheid en zelfstandigheid die van een kandidaat worden verwacht.

Bekijk hieronder de meest bekeken beroepscompetentieprofielen.

• Chauffeur goederenvervoer
• Logistiek medewerker niveau 2
• Logistiek supervisor
• Logistiek teamleider
• Machinist mobiele kraan
• Planner transport

Kijk voor het bepalen van de selectiecriteria ook naar de doelgroep waarop je je richt. Met name zij-instromers en statushouders zullen niet op voorhand over alle gewenste papieren beschikken. Soms hebben zij nog een aanvullende training of opleiding nodig. Hun werkervaring hebben ze vaak opgedaan in sectoren buiten de transport en logistiek, maar kan heel waardevol zijn. Schoolverlaters hebben vaak nog weinig werkervaring. Kortom, wees bedachtzaam in de eisen die je stelt. Je schrikt doelgroepen af wanneer je overvraagt.

Zeker bij solliciterende chauffeurs moet je er snel bij zijn. De kans is groot dat een werkzoekende chauffeur ook bij andere bedrijven heeft gesolliciteerd. Als je dan lang wacht met je reactie op de sollicitatiebrief kan je kans voorbij zijn. Neem daarom direct contact op met een interessante sollicitant.

Let bij het lezen van de brieven en cv’s in eerste instantie op de volgende punten:

• Sluit het cv goed aan op het functieprofiel?
• Passen de competenties uit het cv bij de functie-eisen?
• Sluit de kennis, ervaring en opleiding van de kandidaat aan op je wensen?

Heb je alleen een cv ontvangen? Bel dan voor een korte kennismaking waarbij je naar de motivatie van de sollicitant vraagt. Je kunt hem of haar ook mailen om een motivatie op te vragen. Nadat je dit hebt gedaan ga verder met de selectie op basis van de volgende vragen:

• Ben je zelf enthousiast na het lezen van de brief?
• Wat is de motivatie van de kandidaat om te solliciteren?
• Wat heeft de kandidaat te bieden?
• Wat zijn de ambities van de kandidaat?

Besluit naar aanleiding van bovenstaande vragen of er genoeg aanknopingspunten zijn om kandidaten uit te nodigen. Stuur de interessante kandidaten vervolgens een uitnodiging voor een eerste gesprek. Stuur de anderen een afwijzing. Laat in ieder geval altijd wat van je horen.

Voer je het selectiegesprek samen met meerdere vertegenwoordigers van het bedrijf? Bepaal dan wie de gesprekken leidt. Kijk per kandidaat welke punten uit de sollicitatiebrief en het cv aan de orde moeten komen. En bepaal wie deze punten voor zijn/haar rekening neemt.

Zorg ook voor een goede logistiek. Wie laat de kandidaten binnen? Waar kunnen ze wachten? Wie zorgt voor koffie/thee/water? De kandidaat is niet de enige die een eerste indruk achterlaat! Ten behoeve van hun privacy is ook het wenselijk dat kandidaten elkaar niet ontmoeten. Houd daarmee rekening in de tijdplanning en de logistiek.

Maak een grove tijdsindeling voor het selectiegesprek: introductie, voorstelrondje, het toelichten van de functie, jouw vragen, de vragen van de kandidaat en de afronding (waaronder het toelichten van de verdere procedure). Geef bij de kandidaat aan hoeveel tijd je hebt ingeruimd voor het gesprek.

Gebruik een vragenlijst om het gesprek te stroomlijnen. Zo voorkom je dat je onderwerpen mist. Je kunt daarvoor de standaardvragen van de STARR-methode gebruiken.

Meestal zal een zij-instromer eerst nog een gerichte opleiding in de transport en logistiek moeten volgen. Het is belangrijk om het traject dat de zij-instromer daarvoor moet afleggen goed toe te lichten. Hoe lang gaat dat traject duren? Op welke momenten heb je in die opleidingsperiode contact met elkaar? En kan de kandidaat tijdens het traject al gaan werken? Het kan ook wenselijk zijn om een schets te geven van de kosten van het traject. Wie gaat precies wat betalen? Wordt er een studiekostenovereenkomst gesloten?

Juist het bespreken van deze onderwerpen helpt de zij-instromer goede afwegingen te maken. Soms zijn zij-instromers onbekend met de wereld van transport en logistiek. Ze weten dan niet of een functie echt goed bij ze past. Of dat het opleidingstraject haalbaar voor ze is. Je kunt uitval tijdens het traject of een toekomstige mismatch voorkomen door stil te staan bij bovengenoemde onderwerpen.

Hoe je achter de motivatie van een zij-instromer komt, is vaak een kwestie van doorvragen. Stel bijvoorbeeld een vervolgvraag als de kandidaat aangeeft een bepaald beroep ‘wel leuk’ te vinden. Waarom vind je leuk om chauffeur te worden? Wat is het precies dat je zo leuk vindt? Zie je ook minpunten in het beroep van chauffeur? En hoe denk je daarmee om te gaan? Kortom: doorvragen en nog eens doorvragen. Want doorvragen voedt het denkproces bij een kandidaat! Je kunt daarvoor de vragen van de STARR-methode gebruiken.

Daarnaast kun je het selectieformulier als hulpmiddel inzetten. Je treft daar een aantal hulpvragen aan die je selectiegesprek diepgang geven. Denk aan vragen als: Als je van rijden houdt, waarom word je dan geen buschauffeur of koerier? Wat weet je al over het vak? Waar zie je tegenop? Uit de antwoorden haal je beslist een berg informatie!

Bouw na elk gesprek met een kandidaat wat tijd in voor een evaluatie. Laat alle leden van de selectiecommissie dan in stilte notities maken.

• Wat zijn de plussen en minnen van deze kandidaat?
• In welke mate voldoet de kandidaat aan de profieleisen?
• Was er een klik?
• Hoe kwam de kandidaat op mij over?
• Wat vond ik daarbij positief, wat minder?
• Past de kandidaat in het team? Of in onze bedrijfscultuur?

Wissel na afloop van alle eerste gesprekken de evaluaties uit. Bepaal samen wie de eindkandidaten worden. Selecteer er minimaal één, maximaal drie. Stuur de kandidaten die afvallen een nette afzegging.

Je hebt de gesprekken gevoerd en de referenties gecontroleerd. Het moment is aangebroken om een keuze te maken voor een van de sollicitanten. Vergelijk alle gesprekken met elkaar. Stel jezelf daarbij de volgende vragen:

• Wie voldoet het beste aan de eisen?
• Wie past het beste bij het bedrijf en in het team?
• Wie is duurzaam inzetbaar in de organisatie, mede gelet op de loopbaanontwikkeling die de sollicitant heeft doorgemaakt?
• Wie past het beste binnen de financiële mogelijkheden?
• Met wie verwacht je het beste te kunnen samenwerken?
• In wie heb je het meeste vertrouwen?

Leg de antwoorden van alle leden van de selectiecommissie naast elkaar. Bekijk welke sollicitant het beste scoort. Nodig de meest geschikte sollicitant uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek.

Kom je er niet helemaal uit? Laat een kandidaat dan eerst eens een dag(deel) meerijden of meekijken. Zo kan de kandidaat een goed beeld krijgen van de werkzaamheden en van het bedrijf. Daarnaast krijg je als werkgever een beter beeld van de kandidaat en of deze bij het bedrijf en de functie past.

Wil je gemotiveerde zij-instromers tot vrachtwagenchauffeur laten opleiden? Maak dan gebruik van de subsidieregeling ‘Basiskwalificatie Chauffeur Goederenvervoer’.  

Er zijn voorwaarden aan verbonden. De belangrijkste zijn: 

• De kandidaat is nog niet in dienst bij een SOOB-bedrijf. 
• De kandidaat legt een test af met positief resultaat. 
• De kandidaat betaalt een maximale eigen bijdrage. 
• De kandidaat krijgt van jouw bedrijf een baangarantie als chauffeur goederenvervoer vóórdat je de subsidie aanvraagt (1 jaar en minimaal 32 uur, of 2 jaar en minimaal 24 uur). 
• De kandidaat komt binnen 1 maand na afronding van de opleiding bij jouw bedrijf onder contract als chauffeur goederenvervoer. 

Check ook de overige voorwaarden in de volledige tekst van de regeling.
Heeft je kandidaat al het rijbewijs C én Code 95? Dan hoeven we hem of haar niet te testen. Meld je kandidaat aan voor de subsidieregeling voor het E- bij C-rijbewijs.

Heeft je kandidaat al het rijbewijs C, maar geen Code 95? Ook hem of haar kun je aanmelden voor de subsidieregeling om het E achter C-rijbewijs te behalen. 

Code 95 valt niet onder de subsidieregeling voor zij-instroom. Er is wel subsidie beschikbaar voor Code 95-opleidingen via SOOB Subsidiepunt. Check de voorwaarden voordat je deze subsidie aanvraagt.

Heb je een vraag? Neem dan contact op met ons Mobiliteitscentrum: 088-2596106 of mobiliteit@stlwerkt.nl. Wij helpen je graag.

Meld een kandidaat aan voor het zij-instroomtraject

Wil je een werknemer (die al bij je in dienst is) laten opleiden tot vrachtwagenchauffeur? Dan kun je subsidie krijgen op het lesgeld. Als werkgever betaal je alle niet-subsidiabele kosten. De werknemer hoeft dus geen eigen bijdrage te betalen. De belangrijkste voorwaarden zijn:  

• De werknemer is in dienst bij een SOOB-bedrijf.
• De werknemer moet een test afleggen met positief resultaat.
• De werknemer heeft een contract voor minimaal 32 uur per week.
• De werknemer krijgt een contract voor onbepaalde tijd als chauffeur goederenvervoer.

Check ook de overige voorwaarden in de volledige tekst van de regeling.

Heeft de werknemer al rijbewijs C én Code 95? Dan hoeven we hem of haar niet te testen. Meld de medewerker dan aan voor de subsidieregeling voor het E achter C-rijbewijs.

Heeft de werknemer al het rijbewijs C, maar geen Code 95? Ook hem of haar kun je aanmelden voor de subsidieregeling voor het E achter C-rijbewijs.

Code 95 valt niet onder de subsidieregeling voor doorstroom. Er is wel subsidie beschikbaar voor Code 95-opleidingen via SOOB Subsidiepunt. Check de voorwaarden voordat je deze subsidie aanvraagt.

Heb je een vraag? Neem dan contact op met ons Mobiliteitscentrum: 088-2596106 of mobiliteit@stlwerkt.nl. Wij helpen je graag.

Meld een kandidaat aan voor het doorstroomtraject.

Hoe maak ik een inwerkprogramma?

Je wilt werknemers die je hebt aangenomen natuurlijk ook graag behouden. Je hebt niet alleen veel moeite gedaan om ze voor jouw bedrijf te winnen. Maar het vertrek van werknemers kan ook duur uitpakken. Gemiddeld kost het de werkgever 20% van het jaarsalaris van die werknemer. Vaak stappen nieuwe werknemers op vanwege een slechte introductie. Daarom is het belangrijk om al bij de start een sterke band met ze op te bouwen. Een gedegen inwerktraject is dan essentieel.

Bouwstenen van een succesvolle ‘onboarding’ zijn:

• Benoem een capabele en inspirerende werknemer tot 'mentor' van de nieuwe werknemer.
• Bespreek het inwerkprogramma uitvoerig met de directe leidinggevende.
• Voer gesprekken met collega’s en personen met wie de nieuwe werknemer vaak te maken krijgt.
• Praat met de OR over het inwerkprogramma.
• Geef de nieuwe werknemer een rondleiding in het kantoor, de loodsen en langs het wagenpark.

Wil je nog meer ideeën opdoen voor het inwerkprogramma? Download de tipkaart voor het inwerktraject.